DKI terus dorong transformasi pengelolaan arsip berbasis eletronik

Jakarta (ANTARA) - Pemerintah Provinsi (Pemprov) DKI Jakarta terus mendorong transformasi pengelolaan kearsipan berbasis elektronik melalui implementasi aplikasi e-Office dan sistem aplikasi Arsip Jakarta Mendunia (Arjuna) agar rekam jejak kebijakan pemerintahan tak hilang.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dipusip) DKI Jakarta, Nasruddin Djoko Surjono menyampaikan, aplikasi e-Office yang merupakan sistem pengelolaan tata naskah dinas dan persuratan elektronik semakin berkembang digunakan di lingkungan Pemprov DKI Jakarta.

"Tidak hanya ratusan atau ribuan. Di tahun 2025 surat masuk di e-Office mencapai 457.641 dokumen. Dokumen yang dikerjakan oleh teman-teman masing-masing OPD masuk di e-office. Sebelumnya masih sekitar 370-an ribu," kata dia dalam acara yang diadakan Badan Pengelolaan Keuangan Daerah (BPKD) DKI Jakarta secara daring, Kamis.

Demikian pula penggunaan aplikasi Arjuna, yang juga mengalami peningkatan untuk dokumen teregister. "Awalnya 10 ribuan. Tahun 2026 meningkat, 160 ribuan dokumen yang masuk di kami," kata Djoko.

Dia mengatakan, dengan sistem-sistem yang sudah dikembangkan melalui elektronik maka proses surat-menyurat, pengelolaan arsip digital, hingga penggunaan tanda tangan elektronik, ini dapat dilakukan lebih cepat, efisien, dan mudah diakses.

"Bukan hanya transformasi teknologi, namun transformasi budaya. Yang menjadi penting, disiplin menggunakan digital, pekerjaan birokrasi. Ini akan menuju ke pemerintah modern yang berbasis digital," kata dia.

Djoko mengatakan, transformasi digital dalam kearsipan akan memudahkan penelusuran data-data untuk ditelusuri, dan ada kepastian otentifikasi. Namun, transformasi digital kearsipan ini tidak akan berjalan optimal apabila budaya kerja OPD dan BUMD masih bergantung pada dokumen fisik secara berlebihan.

"Karena itu, saya mengajak seluruh perangkat daerah, OPD, juga termasuk BUMD, agar memanfaatkan e-Office secara maksimal dalam proses administrasi sehari-hari," kata dia.

Dia menekankan bahwa penggunaan dokumen elektronik melalui e-Office harus menjadi budaya kerja baru birokrasi di Jakarta yang akan menjadi kota global.

"Dengan demikian, proses disposisi, persetujuan, sampai penyimpanan arsip dapat dilakukan secara cepat, transparan, dan terdokumentasi dengan baik," demikian Djoko.